SIMPUS ( Sistim informasi Puskesmas )

Sistem Informasi Puskesmas (Simpus), sesuai namanya, adalah sebuah sistem informasi rekam medis yang secara khusus dirancang untuk digunakan di Puskesmas. Puskesmas sebagai institusi pelayanan kesehatan, memiliki kebutuhan-kebutuhan yang unik, berbeda dengan unit pelayanan kesehatan lainnya.

Kebutuhan-kebutuhan Puskesmas yang unik tersebut, telah sejak lama dengan tekun dipelajari dan diikuti perkembangannya oleh seorang teman, Raharjo. Setelah selama beberapa tahun Mas Jojok, demikian ia biasa dipanggil, mengembangkan dan memasarkan Simpus yang berupa aplikasi desktop (yang telah digunakan pada hampir 500 Puskesmas yang tersebar di seluruh Indonesia), pada tahun 2008, ia mengajak kami untuk bersama-sama mengembangkan Simpus yang berbasis web. Keputusan ini diambilnya setelah melihat fakta di lapangan bahwa Simpus berbasis web memiliki peluang memberikan dukungan yang lebih baik pada Puskesmas dalam melayani masyarakat. Dalam waktu kurang lebih setahun semenjak itu, Simpus berbasis web telah digunakan oleh beberapa Puskesmas.

Simpus merekam data rekam medis pasien-pasien yang berkunjung di Puskesmas. Tidak hanya itu, Simpus juga membantu Puskesmas dalam menyusun laporan-laporan rutin bulanan, baik untuk keperluan internal Puskesmas, ataupun untuk pelaporan ke Dinas Kesehatan.

Ada beberapa hal yang menjadi perhatian utama kami dalam mengembangkan Simpus berbasis web ini:

1.      Kemudahan dalam pengoperasian. Dari pengalaman sejauh ini, dengan pelatihan dua hari, yang dilakukan selepas jam kerja Puskesmas, kebanyakan pengguna sudah memahami alur Simpus dan cara menggunakannya.

2.      Kecepatan proses pengisian data. Sudah sejak lama kami menyadari bahwa pengisian data melalui tampilan berbasis web cenderung lebih lama, bila dibandingkan dengan pengisian data melalui tampilan aplikasi desktop. Kami berupaya meminimalkan waktu pengisian data dengan menyederhanakan alur, tanpa mengurangi kelengkapan data yang diisikan. Pengisian data pada semua titik (ruang pendaftaran, ruang pelayanan medis, dll) secara rata-rata dilakukan dalam waktu 1-2 menit.

3.      Dukungan bantuan kepada pengguna. Kami menyadari bahwa belum banyak petugas Puskesmas yang terbiasa dengan penggunaan aplikasi berbasis web. Proses pembiasaan tentu saja akan membutuhkan waktu, dan dalam proses tersebut mungkin akan ada kendala-kendala yang dijumpai. Dengan dukungan dari petugas setempat, kami selalu berupaya memberikan bantuan untuk mengatasi kendala-kendala tersebut.

Saat ini, Puskesmas yang telah menggunakan Simpus kami adalah:

·         Kota Magelang: Puskesmas Magelang Selatan, Puskesmas Magelang Utara, Puskesmas Botton, Puskesmas Jurangombo, Puskesmas Kerkopan, dan 15 puskesmas pembantu

·         Kabupaten Demak: Puskesmas Karangawen

·         Kabupaten Sukoharjo: Puskesmas Kartasura, Puskesmas Polokarto, Puskesmas Gatak, Puskesmas Mojolaban, Puskesmas Tawangsari, Puskesmas Sukoharjo, Puskesmas Weru, Puskesmas Bulu, Puskesmas Nguter, Puskesmas Bendosari, Puskesmas Grogol, Puskesmas Baki

·         Kabupaten Bangka Barat: Puskesmas Muntok

·         Kota Yogyakarta: Puskesmas Wirobrajan, Puskesmas Umbulharjo

·         Kabupaten Klaten: Puskesmas Ngawen

·         Kota Manado: Puskesmas Bahu

·         Kabupaten Magelang

·         Kabupaten Pati

·         Kabupaten Kutai Kartanegara

Sistem Puskesmas, ada dua kata yang membentuknya “sistem” dan “Puskesmas”,  digabung menjadi satu kesatuan “Sistem Puskesmas”, Sistem yang dimaksud disini adalah pengertian bebas yang biasa digunakan para manajer  lapangan dalam mengelola unit layanan yang bersifat publik.  Yaitu suatu “objek”, yang merupakan kesatuan yang terdiri dari beberapa sub sistem (komponen) yang saling berinteraksi dan bekerja sama, saling tergantung, masing-masing mempunyai fungsi spesifik, mendukung fungsi lainnya dan dapat bergerak untuk mencapai tujuan sistem dalam suatu lingkungan supra sistem.

Puskesmas diartikan sebagai pusat kesehatan masyarakat yang melaksanakan berbagai kegiatan program, diwilayah kerjanya setingkat kecamatan, berfungsi menggerakan pembangunan kesehatan, memberdayakan keluarga dan masyarakat untuk hidup sehat dan bersih, melakukan pelayanan kesehatan dasar yang bersifat komprehensif (promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif).

Jadi Sistem Puskesmas adalah Pusat Kesehatan Masyarakat yang merupakan satu kesatuan pelayanan dari berbagai kegiatan program pelayanan kesehatan dasar yang saling berinteraksi dan bekerja sama, saling tergantung, masing-masing mempunyai fungsi spesifik, mendukung fungsi lainya dan berbegerak mencapai tujuan Puskesmas dalam lingkungan supra sistem.

Sistem Puskesmas (Pusat Kesehatan Masyarakat) khususnya sistem yang menyangkut pelayanan kesehatan yang ada di Puskesmas. Sub sistem  yang menyangkut program-program pelayanan kesehatan yang berada dalam unit layanan puskesmas. Sementara itu  SUPRASISTEM  dalam pengertian,  bagian atau komponen yang berada di luar sistem dalam hal ini sistem yang berada di luar puskesmas diantaranya ;

·         DINAS KESEHATAN

·         RUMAH SAKIT

·         KLINIK SWASTA

·         PENGOBATAN TRADISIONAL/KELUARGA

·         DAN LINTAS SEKTOR KECAMATAN

·         SERTA BEBERAPA KOMPONEN YANG LAINNYA YANG BERADA DI LUAR SISTEM PUSKESMAS.

Supra sistem dan Sistem Puskesmas  yang diuraikan diatas, selanjutnya dijelaskan sub sistemnya  yaitu Sistem Puskesmas dengan sub sistemnya adalah:

1.      Bagian Program Perbaikan Gizi Masyarakat (Gizi ),

2.      Bagian Program Kesehatan Ibu dan Anak serta Keluarga Berencana (KIA-KB)

3.      Bagian Program Kesehatan lingkungan (Kesling )

4.      Bagian Program Pencegahan dan Pemberantasan Penyakit Menular (P2M),

5.      Bagian Program Promosi Kesehatan (promkes),

6.      Bagian Program Pengobatan,

7.      Bagian Program Spesifik Lokal yang dapat dikembangkan oleh puskesmas.

Pada masing-masing bagian (sub sistem) misalnya sub sistem dari bagian  pengobatan merupakan sistem. Dan selanjutnya  sistem (pengobatan) tersebut  mempunyai sub sistem berupa kegiatan sampai  memiliki segmen yang tidak dapat dibenahi lagi menjadi sistem dan sub sistem.

Secara hirarki Sistem, sub sistem dapat diurai sampai  memiliki segmen yang tidak dapat dibenahi lagi menjadi sistem dan sub sistem, Untuk Sistem Puskesmas dapat diurai sebagai berikut :

1.      Puskesmas sebagai Suatu Sistem Puskesmas

2.      Program Puskesmas adalah Sub Sistem dari Sistem Puskesmas

3.      Program Puskesmas dapat menjadi komponen tersendiri menjadi Sistem Program Puskesmas

4.      Kegiatan Program Puskesmas adalah sub sistem dari sistem program puskesmas

5.      Kegiatan Program Puskesmas dapat menjadi komponen tersendiri menjadi sistem kegiatan program puskesmas

6.      Dan selanjutnya sub sistem kegiatan program Puskesmas  yaitu model sistem dengan pendekatan Input-Proses-Output, tidak memiliki lagi segmen untuk dibenahi menjadi sistem dan sub sistem.

Dari bagian-bagian ini (sub sistem) Puskesmas ini kemudian diuraikan komponen-komponen sistemnya yaitu dimulai dari :

1.      Model sistem yaitu model sistem Puskesmas dengan  pendekatan Input, Proses dan Output atau biasa disingkat IPO kegiatan-kegiatan Puskesmas

2.      Elemen sistem yaitu sub sistem (program dan kegiatan ) yang merupakan bagian daripada sistem Puskesmas yang terus dibenahi sampai menjadi segmen yang tidah dapat dibenahi lagi menjadi sistem dan sub sistem.

3.      Lingkungan  suprasistem yaitu komponen yang bukan merupakan bagian langsung dari sistem Puskesmas, dalam posisi sistem dinyatakan sebagai supra sistem.

4.      Struktur intern yaitu hubungan-hubungan antara elemen sub sistem di dalam sistem Puskesmas, baik pada sub sistem yang masih dapat dibenahi maupun yang tidak dapat dibenahi lagi.

5.      Struktur ekstern hubungan antara elemen sistem puskesmas dan lingkungan supra sistem.

Masing-masing komponen sistem ini (model sistem, elemen sistem, lingkungan suprasistem, struktur intern dan struktur ekstern) dapat dijabarkan sebagai berikut :

A.   Model Sistem Puskesmas

Model Sistem Puskesmas  menggunakan pendekatan komponen Input, Proses dan Output atau biasa disingkat IPO kegiatan Program Puskesmas.

Komponen Input

Komponen Input  mencakup semua sumber daya (resources), sarana dan prasarana yang akan digunakan dalam proses pelayanan (transformation) kesehatan di Puskesmas yaitu terdiri dari 6M+Time penjelasannya adalah

1.      Man yaitu Petugas (medis/paramedis dan non medis/paramedis). Di Puskesmas petugas tersebut adalah Dokter Umum, Dokter Gigi, Apoteker/Assisten Apoteker, Epidemiolog Kesehatan, Nutritionist, beberapa Perawat, beberapa bidan, Sanitarian, Laboran dan petugas kesehatan lainnya.

2.      Money yaitu Sumber-sumber pembiayaan kesehatan diantaranya APBD kabupaten/kota, APBD Propinsi, APBN dan beberapa sumber dana lainnya

3.      Material yaitu Bahan dan obat serta persediaan lainnya

4.      Metode yaitu Prosedur kerja atau Standar Operasional Prosedur (SOP) layanan kesehatan medik maupun masyarakat

5.      Markets yaitu Masyarakat, kelompok masyarakat, keluarga dan induvidu , serta penderita dalam Standar Pelayanan  minimal Kesehatan sasaran Populasi diiwlayah kerja Puskesmas.

6.      Machine yaitu Perlengkapan dan peralatan kesehatan Puskesmas termasuk sarana kendaraan bermotor roda dua dan empat.

7.      Time yaitu jadwal kegiatan/layanan kesehatan di Puskesmas yang dibagi dalam jadwal harian, mingguan, bulanan, tribulan, smester dan tahunan.

Komponen Proses

Komponen Proses mencakup penggunaan sumber daya (6M+Time) yang dilakukan untuk menghasilkan mutu pelayanan puskesmas, terdiri dari :

1.      Proses kinerja petugas medis/paramedis dan non medis/paramedis

2.      Proses penggunaan Bahan dan obat serta penyediaan lainnya

3.      Proses penggunaan prosedur kerja/layanan kesehatan masyarakat atau Standar Operasional Prosedur (SOP) layanan kesehatan medik maupun masyarakat

4.      Proses pencapaian layanan penderita dan pemenuhan kebutuhan kesehatan masyarakat atau Standar Pelayanan  Minimal Kesehatan (SPM-Kesehatan) sasaran Populasi diiwlayah kerja Puskesmas.

5.      Proses penggunaan perlengkapan dan peralatan kesehatan

6.      Proses pendapatan dan penggunaan anggaran (penganggaran)

7.      Proses pemanfaatan waktu atau waktu yang dibutuhkan dalam setiap penggunan sumber daya Puskesmas.

Ketujuh komponen proses sumber daya dengan proses putaran waktu yang menggerakan sumber daya diperlihatkan pada gambar (2) dibawah ini.

Sistem, Sub Sistem Pelayanan dan
Supra Sistem Puskesmas

Komponen Output

Komponen Output mencakup hasil pelayanan atau hasil kegiatan yang dapat berupa cakupan pelayanan, pengadaan barang dan jasa yaitu kualitas (mutu) pelayanan Kesehatan dasar oleh Puskesmas, baik yang bersifat preventif-  Promosi sebagai pelayanan kesehatan masyarakat maupun  bersidaf kuratif- rehabilitatif sebagai pelayanan medik dasar.

 B. Elemen Sistem, Suprasistem, Struktur Intern dan Ekstern

Elemen Sistem, Lingkungan Suprasistem, Struktur Intern dan Struktur Ekstern merupakan satau kesataun kompoen sistem, seperti yang diperlihat pada Gambar (2) adalah konsep Sistem Puskemas yang menunjukkan proses sumber daya elemen sistem yang tidak dapat dibenahi lagi, berada dalam lingkungan suprasistem, mempunyai struktur intern yang saling mempengaruhi dan dipengaruhi dan struktur ekstern yang menghubungkan elemen sistem dan lingkungan suprasistem menghasilkan mutu pelayanan puskesmas.

Konsep sistem Puskesmas ini (gambar 2)  dipergunakan untuk sistem-sub sistem pelayanan Puskesmas yang masih dapat dibenahi, yaitu sistemnya adalah Puskesmas dan sub sistemnya adalah program-program yang ada di Puskesmas. Setiap sub sistem Program dari sistem Puskesmas miliki sumber daya (komponen input) saling mempengaruhi/berkaitan, dan dari subsistem tersebut akan bekerja/berusaha (komponen proses) mencapai suatu tujuan program atau menghasilkan apa yang disebutkan pada komponen output program. Secara detail dapat diuraikan sebagai berikut

1.      Program Perbaikan Gizi, sebagai sub sistem dari sistem Puskesmas mempunyai model  sistem program perbaikan gizi dengan menggunakan pendekatan komponen Input, Proses dan Output.

2.      Program Kesehatan Ibu dan Anak (KIA), sebagai sub sistem dari sistem Puskesmas mempunyai model  sistem program kesehatan ibu dan anak dengan menggunakan pendekatan komponen Input, Proses dan Output.

3.      Program Pemberantsan Penyakit Menular (P2M), sebagai sub sistem dari sistem Puskesmas mempunyai model sistem program pemberantasan penyakit menular dengan menggunakan pendekatan komponen Input, Proses dan Output.

4.      Program  Promosi Kesehatan, sebagai sub sistem dari sistem Puskesmas mempunyai model sistem program promosi dengan menggunakan pendekatan komponen Input, Proses dan Output.

5.      Program  Kesehatan Lingkungan, sebagai sub sistem dari sistem Puskesmas mempunyai model sistem program kesehatan lingkungan dengan menggunakan pendekatan komponen Input, Proses dan Output.

6.      Program Pengobatan sebagai sub sistem dari sistem Puskesmas mempunyai model sistem program pengobatan dengan menggunakan pendekatan komponen Input, Proses dan Output.

7.      Dan Program spesifik lokal termasuk didalam jaringan puskemas misalnya puskemas pembantunya, sebagai sub sistem dari sistem Puskesmas mempunyai model sistem program spesifik lokal dengan menggunakan pendekatan komponen Input, Proses dan Output.

Dari adanya input, proses dan output  sub sistem masing-masing program dalam sistem puskesmas  atau sub sistem kegiatan dalam sistem program puskesmas, secara keseluruhan akan menghasilkan kualitas-Mutu Pelayanan Puskesmas pada suatu lingkungan suprasistem (dinas kesehatan kabupaten, rumah sakit pemerintah kabupaten termasuk rumah sakit swasta serta suprasistem lainnya).

——————————————————————————————————————

     Analisa Sistem Puskesmas

Analisis suatu Sistem Puskesmas hanya bisa dilakukan jika ada pedoman  sebagai bahan untuk menganalisis sistem Puskesmas. Pedoman analisis harus dibuat puskesmas, atau beberapa puskesmas dalam satu kecamatan atau beberapa kecamatan dalam satu kabupaten/kota. Dari adanya pedoman analisis puskesmas ini maka proses tahapan analisa sistem Puskesmas dapat dilakukan yaitu Penilaian Masalah, Penentuan Tujuan, Penentuan Alternatif dan Penetapan Kegiatan serta penggerakan sistem puskesmas untuk mencapai tujuanya  yaitu kualitas dan kuantitas layanan kesehatan dapat terwujud secara efektif dan efisien, adanya kepuasan stakeholder (kepuasan pengambil kebijakan, kepuasan pelaksana dan kepuasan klien).

A.   MEMBUAT PEDOMAN ANALISA

Dari uraian model sistem, elemen (bagian/program), lingkungan, struktur intern dan ekstern dari sistem Pelayanan Pusat Kesehatan Masyarakat diatas. Selanjutnya diuraikan pembuatan pedoman analisanya, disini akan digunakan analisa Output, Proses dan Input. dijabarkan sebagai berikut :

Komponen Output

Kualitas (mutu) pelayanan Kesehatan Masyarakat oleh PUSKESMAS  (Preventif, Promosi, Kuratif, Rehabilitatif ) yang optimal.

1.      Komponen Ouput ini diuraikan kegiatan program-program dan interaksinya dari pencapaian mutu pelayanan kesehatan Puskesmas yang telah dilaksanakan oleh Puskesmas baik preventif, promosi, kuratif maupun rehabilitatif yang dinyatakan dalam satuan jumlah persatuan waktu atau cakupan/hasil kegiatan, kunjungan frekwensi kontak dan lain-lain.

2.      Optimal disini menunjukkan pelayanan program-program yang berkisar antara 80-100% (sebagai contoh) dari semua komponen proses pelayanan kesehatan masyarakat yang dilakukan oleh Puskesmas (cakupan dan target). Dibawah 80 % kualitas pelayanan program pelayanan Puskesmas dikatakan tidak atau kurang optimal.

Komponen Proses

1.      Proses kinerja petugas medis/paramedis dan non medis/paramedis yang baik

2.      Proses penggunaan bahan dan obat serta penyediaan lainnya yang tepat

3.      Proses penggunaan prosedur kerja/layanan kesehatan masyarakat atau standar operasinla prosedur yang sesuai

4.      Proses pencpaian cakupan pelayanan penderita dan pemenuhan kebutuhan kesehatan masyarakat tepat

5.      Proses penggunaan perlengkapan dan peralatan kesehatan yang baik

6.      Proses penggunaan biaya yang terpenuhi

7.      Proses  atau waktu yang dibutuhkan yang sesuai

Komponen proses akan menguraikan proses pelayanan program dalam pencapaian mutu pelayanan Puskesmas yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang dibuat. Disini diurai segala kegiatan program yang terkait dengan berfungsinya atau tidaknya (bagaimana kejadian dan bagaimana seharusnya) dari fungsi manajemen antara lain, perencanaan, pelaksanaan, pengorganisasin, koordinasi, monitoring evaluasi, penggunaan peralatan/bahan, bimbingan tehnis dan lain-lain

Baik, tepat, sesuai, terpenuhi disini menunjukkan kegiatan yang seharusnya dilaksanakan, Sedangkan kurang baik, tidak tepat, tidak terpenuhi menunjukkan keadaan sebenarnya atau tidak berfunginya manajemen dari proses tersebut diatas.

Komponen Input :

Komponen Input ini diuraikan sumber daya yang dimiliki oleh Puskesmas (apakah ada, kelebihan atau kekurangan) meliputi :

1.      Man yaitu Jumlah Petugas (medis/paramedis dan non medis/paramedis ) yang lengkap

2.      Money yaitu Sumber-sumber pembiayaan kesehatan yang tersedia

3.      Material yaitu Bahan dan obat serta persediaan lainnya yang tersedia

4.      Metode yaitu Prosedur kerja/layanan kesehatan masyarakat atau Standar Operasional Prosedur (SOP) yang tersedia

5.      Markets yaitu Masyarakat wilayah Puskesmas dan Penderita yang terdata

6.      Machine yaitu Perlengkapan dan peralatan kesehatan yang tersedia

7.      Waktu yaitu ditetapkan perhari, perminggu, bulanan, tribulan, smester dan tahunan, terjadwal

B. PENILAIAN MASALAH

Setelah disusun pedoman analisanya, selanjutnya dibuat penilaian terhadap masalah yang kemungkinan timbul pada pusat pelayanan kesehatan masyarakat (Puskesmas). Disini dapat dibuat dengan model kualitatif sebagai contoh.

Pertama; dimulai dari uraian masalah pada komponen output (tetap berpedoman pada pedoman analisa diatas). Contoh masalah sebagai berikut :

Masalah Output :

Kualitas pelayanan Kesehatan Masyarakat oleh PUSKESMAS (Preventif, Promosi, Kuratif, Rehabilitatif ) KURANG OPTIMAL

Penyebabnya dapat dilihat dari komponen PROSES dari pedoman analisa sistemnya. Disini bisa satu atau lebih proses yang merupakan penyebab masalah, sementara komponen proses yang lainnya bukan merupakan penyebab masalah (Normalnya/seharusnya adalah semua komponen proses berjalan dengan baik), tetapi komponen proses yang telah baik, bisa menjadi masalah bila komponen yang bermasalah tidak segera diatasi (lihat gambar 2)

Penyebab masalah juga bisa langsung pada komponen Input (Boundary system) dimana komponen prosesnya tidak dipersoalkan apabila inputnya telah tersedia. Atau bisa juga disebabkan karena adanya relasi-relasi dengan lingkungan (sistem terbuka) atau justru sebaliknya (sistem tertutup).

Sebagai contoh penyebab masalah dari dua proses yang akan mempengaruhi bagian dalam proses lain dan akan berpengaruh dalam pencapaian output diatas dapat diuraikan sebagai berikut:

Penyebab masalahnya (Masalah Proses) adalah

1.      kinerja petugas medis/paramedis dan non medis/paramedis yang kurang profesional misalnya datang terlambat, cepat pulang, tidak menempati janji dengan masyarakat, dll

2.      pelayanan penderita dan pemenuhan kebutuhan kesehatan masyarakat tidak tepat misalnya keluarga (masyarakat) membutuhkan pengetahuan tentang cara membangun/menggunakan WC yang benar dan sehat, puskesmas memberikan closet, karena ketidak tahuan cara membangun dan menggunakan WC, closet hanya disimpan dibawah pohon.

Sementara proses yang lainnya berjalan sebagaimana mestinya (bukan penyebab masalah) yaitu :

3.      Proses penggunaan Bahan dan obat serta penyediaan lainnya yang tepat

4.      Proses penggunaan prosedur kerja/layanan kesehatan masyarakat yang sesuai

5.      Proses penggunaan perlengkapan dan peralatan kesehatan yang baik

6.      Proses penggunaan biaya yang terpenuhi

7.      Proses atau waktu yang sesuai

Namun perlu diingat proses yang telah baik ini akan menjadi masalah apabila dua proses masalah diatas tidak segera diatasi. Demikian juga dengan masalah yang ditemukan pada input sebagaimana yang akan dijelaskan dibawah ini.

Setelah penyebab masalah dari proses telah ditemukan, selanjut perlu diketahui lebih lanjut lagi penyebab dari tidak berfungsinya proses tersebut. Dari contoh diatas sebagaimana pada proses penyebabnya, pada input bisa juga satu atau lebih merupakan penyebab masalah proses tersebut.

Sebagai contoh diuraikan dua contoh penyebab masalah (masalah input) sebagai berikut:

Contoh Pertama :

Penyebab masalah (Masalah Input) adalah: Kinerja petugas medis/paramedis dan non medis/paramedis yang kurang profesional misalnya datang terlambat, cepat pulang, tidak menempati janji dengan masyarakat, dll. Penyebabnya adalah

1.      Man yaitu Jumlah Petugas (medis/paramedis dan non medis/paramedis ) yang berlebihan

2.      Money yaitu Sumber-sumber pembiayaan kesehatan yang kurang tersedia.

Sementara input yang lainnya berjalan sebagaimana mestinya (bukan penyebab masalah proses) yaitu :

1.       Material yaitu Bahan dan obat serta persediaan lainnya yang tersedia

2.       Metode yaitu Prosedur kerja /layanan kesehatan masyarakat yang tersedia

3.      Markets yaitu Masyarakat wilayah Puskesmas dan Penderita yang terdata

4.      Machine yaitu Perlengkapan dan peralatan kesehatan yang tersedia

5.      Time atau waktu yang sesuai

Masalah, penyebab Masalah dan hubungan komponen-komponen lainnya dalam sistem Puskesmas

Contoh Kedua :

Penyebab masalah (Masalah Input) adalah: Pelayanan penderita dan pemenuhan kebutuhan kesehatan masyarakat tidak tepat misalnya keluarga (masyarakat) membutuhkan pengetahuan tentang cara membangun dan menggunakan WC yang benar dan sehat, puskesmas malah memberikan closet, karena ketidak tahuan cara membangun dan menggunakan WC, closet hanya disimpan dibawah pohon. Penyebabnya adalah

1.      Metode yaitu Prosedur kerja /layanan kesehatan masyarakat yang kurang tersedia

2.      Markets yaitu Masyarakat wilayah Puskesmas dan Penderita tidak terdata

3.      Machine yaitu Perlengkapan dan peralatan kesehatan kurang tersedia

Sementara input yang lainnya berjalan sebagaimana mestinya (bukan penyebab masalah proses) yaitu :

4.      Man yaitu Jumlah Petugas (medis/paramedis dan non medis/paramedis) yang lengkap

5.      Money yaitu Sumber-sumber pembiayaan kesehatan tersedia

6.      Material yaitu Bahan dan obat serta persediaan lainnya yang tersedia

7.      Time atau waktu yang sesuai

 C. PENENTUAN TUJUAN

Setelah penentuan penilaian masalah telah selesai, selanjutnya dilakukan penetapan tujuan yaitu dengan mengubah pernyataan negatif dari masalah (baik itu pada Output, Proses, maupun Input) menjadi pernyataan positif (Tujuan). Penting untuk selalu diperhatikan jangan sampai upaya untuk memperbaiki masalah menjadi tidak bermasalah justru menimbulkan permasalahan baru. Oleh karenanya pernyataan  negatif  karena adanya masalah menjadi pernyataan positif untuk memperbaiki masalah selalu juga harus diperhitungkan  konsekwensi,

Tujuan Output :

Meningkatkan Kualitas pelayanan Kesehatan Masyarakat oleh PUSKESMAS (Preventif, Promosi, Kuratif, Rehabilitatif ) dari KURANG OPTIMAL menjadi OPTIMAl

Tujuan Proses I :

Meningkatkan kinerja petugas medis/paramedis dan non medis/paramedis yang kurang profesional menjadi profesional misalnya datang terlambat menjadi datang tepat waktu, cepat pulang menjadi pulang tepat waktu, tidak menempati janji dengan masyarakat menjadi menempati janji, dll

Tujuan Input 1.1 : Man yaitu Jumlah Petugas (medis/paramedis dan non medis/paramedis) yang berlebihan dimutasi pada program yang kekurangan tenaga

Tujuan Input 1.2 : Money yaitu Sumber-sumber pembiayaan kesehatan yang kurang tersedia dengan mencari dan mendapat sumber pembiayaan lain misalnya swadaya masyarakat.

Konsekwensi dari dari tujuan proses dan input ini adalah penyedian sarana dan prasarana termasuk penggunaan biaya operasional pada petugas yang yang ditempatkan pada posisi baru. Namun konsekwensi ini tidaklah lebih penting dari ketidak percayaan masyarakat kepada petugas/Puskesmas, disamping itu juga pengaruh terhadap komponen proses lainnya terhadap pencapaian mutu kualitas pelayanan kesehatan masyarakat yang optimal.

Tujuan Proses II:

Meningkatkan pelayanan penderita dan pemenuhan kebutuhan kesehatan masyarakat tidak tepat menjadi tepat misalnya diskusi/penyuluhan pada keluarga (masyarakat) tentang pengetahuan tentang cara membangun/ menggunakan WC yang benar dan sehat.

Tujuan Input 2.1 : Metode yaitu Prosedur kerja/layanan kesehatan masyarakat yang kurang tersedia menjadi tersedia

Tujuan Input 2.2. : Markets yaitu Masyarakat wilayah Puskesmas dan Penderita tidak terdata menjadi terdata

Tujuan Input 2.3. : Machine yaitu Perlengkapan dan peralatan kesehatan kurang tersedia menjadi tersedia.

Konsekwensi dari dari tujuan proses dan input ini adalah penggunaan waktu diluar jam kerja karena adanya kebutuhan/keinginan masyarakat dimana mereka bisa bertemu dengan petugas kesehatan hanya pada waktu selesai kerja yaitu disore dan malam dan lain-lain.

D. PENENTUAN ALTERNATIF TUJUAN

Penentuan alternatif maksudnya adalah penentuan alternatif dari beberapa tujuan yang telah ditetapkan. Ada 4 yang menjadi ketentuan alternatif untuk menetapkan tujuan yang ditetapkan, sebagai berikut :

1.      Penentuan alternatif dilakukan setelah penentuan tujuan dilakukan, dimana pemilihan alternatif tujuan berdasarkan tingkat efektifitas (waktu) dan efiseinsi (biaya) yang digunakan.

2.      Alternatif yang terpilih biasanya adalah tujuan yang tingkat efektifitasnya tinggi namun biaya yang digunakan diperkirakan lebih rendah

3.      Dapat digunakan metode Cost Efective Analysis (analisa efektifitas biaya) dengan rumus : Cost dibagi dengan Efective atau Besarnya biaya Perorangan.

4.      Perlu juga diperhatikan pengaruhnya dengan komponen-komponen (subsistem) lainnya dalam pencapaian tujuan termasuk faktor-faktor lingkungan (Suprasistemnya)

Dari ketentuan ini maka alternatif dari tujuan diatas dapat diambil Tujuan Proses 1, dan Tujuan input 1.1 dan Tujuan Input 1,2 Serta Tujuan Input 2.2 dari Tujuan Proses 2. yaitu sebagai berikut :

Tujuan Proses I :

Meningkatkan kinerja petugas medis/paramedis dan non medis/paramedis yang kurang profesional menjadi profesional misalnya datang terlambat menjadi datang tepat waktu, cepat pulang menjadi pulang tepat waktu, tidak menempati janji dengan masyarakat menjadi menempati janji, dll

Tujuan Input 1.1 : Man yaitu Jumlah Petugas (medis/paramedis dan non medis/paramedis) yang berlebihan dimutasi program kekurangan tenaga

Tujuan Input 1.2 : Money yaitu Sumber-sumber pembiayaan kesehatan yang tidak tersedia dengan mencari dan mendapat sumber pembiayaan lain misalnya swadaya masyarakat.

Tujuan Input 2.2 : Markets yaitu Masyarakat wilayah Puskesmas dan Penderita tidak terdata menjadi terdata

Gambaran dari 4 ketentuan alternatif untuk menetapkan tujuan proses yang dipilih dapat ditunjukkan gambar dibawah ini :

Penentuan Alternatif tujuan dari dua proses yang harus dipilih yaitu dipilih proses 1 dengan tetap mengambil input 2.2 dari proses 2.

Penentuan alternatif tujuan proses ini sepertinya tidak lazim, tetapi ini adalah strategi (cara kerja) yang didasarkan tingkat efektifitas (waktu) dan efiseinsi (biaya) yang digunakan. Tingkat keberhasilannya juga dapat lebih dioptimalkan daripada melaksanakan dua proses  dengan waktu dan biaya yang banyak untuk memperoleh output yang diharapkan.

E. MENETAPKAN KEGIATAN.

Dari alternatif tujuan yang terpilih, kemudian ditentukan jenis kegiatan yang sesuai, agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai. Disini juga perlu diperhatikan dari beberapa alternatif kegiatan yang ada, dipilih kegiatan yang terbaik untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Namun demikian dari kegiatan yang terbaik apabila telah dilaksanakan belum menunjukkan output yang diharapkan maka alternatif kegiatan lainya dapat dilakukan.

Kegiatan yang akan dilaksanakan selanjutnya dibuatkan rincian kegiatan termasuk uraian penggunaan biaya kegiatannya. Penentuan rincian kegiatan dapat dijabarkan dari contoh diatas yaitu sebagai berikut :

Tujuan :

Meningkatkan Kualitas pelayanan Kesehatan Masyarakat oleh PUSKESMAS (Preventif, Promosi, Kuratif, Rehabilitatif) dari KURANG OPTIMAL menjadi Optimal

Kegiatannya :

1.      Pertemuan Rutin peningkatan kinerja petugas.

2.      Penggalangan sumber-sumber pembiayaan yang bersumber dari masyarakat. Misalnya penggunaan Dana BAZ (Bantuan Amil Zakat) untuk pelayanan kesehatan keluarga miskin.

3.      Pendataan penderita dan Masyarakat dalam program kesehatan.

Agar lebih jelas dalam pencapaian tujuan ketiga kegiatan ini, dijabarkan lagi dalam bentuk Model Sistem IPO (Input, Proses dan Output) dan Rencana Tindak Tanjut (Feed Back) termasuk Penanggung jawab, Pelaksana, waktu dan lokasi pelaksanaan serta rincian biaya kegiatan dan contoh surat-surat pertanggung jawaban keuangan (SPJ-an).

Contoh :

Kegiatan :

Pertemuan rutin peningkatan kinerja petugas puskesmas

Input

·         Peserta : 20 Petugas (staf) Puskesmas

·         Fasilitator : Kepala Puskesmas

·         Nasumber : Ka. Dinas Kesehatan

·         Panitia : 2 orang dari staf Puskesmas

·         Agenda : Petunjuk pertemuan Staf Puskesmas.

Proses

1.      Diskusi dan pembahasan hasil dan kinerja masing-masing petugas (staf) Puskesmas

2.      Pemberian sangsi dan hadiah (reward) pada petugas berhasil dan tidak berhasil.

Output

20 petugas puskesmas berpartisipasi dalam pertemuan rutin peningkatan kinerja petugas Puskesmas.

Penanggung Jawab : Kepala Puskesmas

Pelaksana : Kepala  TU Puskesmas

Lokasi : Ruang pertemuan Puskesmas

Jadwal : Dilaksanakan tiap tiga bulan sekali setiap hari senin minggu pertama bulan berjalan

Biaya : Rincian penggunaan biaya per satu kali pertamuan adalah:

·         ATK : 20 orang x Rp. 5.000.-                   = Rp. 100.000.-

·         Konsumsi : 20 orang x Rp. 5.000.-           = Rp. 100.000.-

·         Hadiah : 2 Paket x Rp. 50.000.-                = Rp. 100.000.-

·         Transport Narasumber : 1 orang x Rp. 25.000.- = Rp. 25.000.-

·         Total = Rp. 325.000.-

Rencana Tindak lanjut (Feed Back)

yaitu kegiatan memantau sampai sejaumana kegiatan yang dilakukan telah mencapai tujuan dari sistem pelayanan kesehatan masyarakat (Puskesmas).

Surat-Surat Pertanggung Jawaban

contoh-contoh Kwitansi, dan lampiran-lapinran kwitansi dari pertanggung jawaban kegiatan

Model Sistem IPO (Input, Proses dan Output) dan Rencana Tindak Tanjut (Feed Back) termasuk Penanggung jawab, Pelaksana, waktu dan lokasi pelaksanaan serta rincian biaya kegiatan dan contoh surat-surat pertanggung jawaban keuangan (SPJ-an). Biasanya dikenal dengan TOR/KAK (Term of Referensi/Kerangka Acuan Kerja), bila dilaksanakan  sesuai prosedur dalam tahapan perencanaan sistem kegiatan program puskesmas, dapat dikatakan berhasil 50 %, sisanya 50% tinggal dilakukan pengorganisasian dan pelaksanaan kegiatan sesuai rencana maka hasilnya dapat mencapai 100% berhasil, setidaknya berhasil sesuai rencana.

————————————————————————————————

Berpikir Sistem (Sistem Thinking) dari Sistem Puskesmas

Setelah diuraikan model sistem pelayanan di Puskesmas dan Analisa Sistem Dari Puskesmas maka yang terakhir adalah sistem puskesmas tersebut harus terkonsep dalam suatu sistem pemikiran (Sistem Thinking=berpikir sistem). Intinya adalah bagian-bagian yang berkaitan secara teratur dan berusaha mencapai suatu tujuan dalam suatu lingkungan sistem puskesmas, biasanya dituangkan dalam standar operasional prosedur pelayanan, masih dalam alur  pendekatan Input-Proses-Output (IPO), jangan sampai ada yang bergerak lambat (Delay) dan ada juga yang bergerak terlalu cepat (inforcement). Semua sistem yang dibangun atau yang telah ada  harus berada dalam keadaan seimbang (Balance). Bila terjadi proses perlambatan (Delay) maka di percepat (be accerelated). Bila terjadi  proses percepatan maka harus diseimbangkan.

Contoh

Pada bagian gizi terjadi proses perlambatan dalam kegiatan yang berimplikasi pada terlambatnya dalam pembuatan laporan, terjadi karena standar operasional prosedur  dalam sistem Puskesmas yang dibuat terlalu rumit dan berbelit-belit atau karena faktor lainnya misalnya kurangnya pemahaman pelaksanaan kegiatan.  Keterlambatan laporan gizi akan mempengaruhi kinerja bagian gizi, dan bagian lainnya dari sistem puskesmas serta berakhir dengan rendahnya kinerja mutu pelayanan puskesmas,  ——-terlihat lambat dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan———- Namun sebaliknya bila pelaksanaan kegiatan termasuk pembuatan laporan adanya penekanan untuk dipercepat, maka kecenderungan yang terjadi adalah terjadinya rekayasa kegiatan  yang berimplikasi pada rekayasa laporan (laporan fiktif) atau kegiatan yang dilaksanakan cenderung mengabaikan standar operasional prosedur  yang baik dan benar. Dengan berpikir sistem, hal-hal yang membuat proses terjadinya perlambatan dan percepatan akan selalu dikendalikan dan berada dalam keadaan pelaksanaan standar operasional prosedur —–Input-Proses-Output—– yang baik dan benar, dalam sistem dan subsistem pelayanan dan supra sistem Puskesmas.

  Kesimpulan dan Penutup

Telah diuraikan Sistem Puskesmas dalam bentuk sistem dan analisa sistem, telah dicoba dibuat analisis normalnya dari Sistem Pelayanan Puskesmas, Penentuan Masalah, Tujuan dan Penentuan kegiatan. Walaupun tidak dilakukan secara kesuluruhan,  dan dari beberapa gambar dan contoh yang telah dianalisis diatas, yaitu membuat  sistem  pelayanan pusat kesehatan masyarakat (puskesmas) atau tepatnya MEMBUAT SISTEM PUSKESMAS yang aplikatif, semoga dapat dimengerti dan difahami prinsip-prinsip sistem dan analisannya terutama sistem pelayanan puskesmas bagi mereka yang bekerja di Puskesmas dan bagi mereka yang melakukan pembinaan dan pengawasan terhadap program dan kegiatan yang dilaksanakan Puskesmas.